Derya Yüceol, comment se passent vos journées?
Le réveil est programmé assez tôt. Après avoir emmené mes enfants à la crèche, je débute par un petit tour du bureau pour saluer et souhaiter une belle journée à toute l’équipe. Puis vient le traitement des mails. Au Service du personnel, une journée ne ressemble jamais vraiment à une autre et varie en fonction des demandes des collaborateurs·trices de l’Université. Puis vient le soir quand je rendosse mon rôle de maman.

Travailler dans une université, c’est une ambiance particulière. Qu’est-ce qui vous plaît le plus?
La beauté du bâtiment ainsi que l’ambiance et l’histoire qu’il dégage lorsque nous nous promenons dans ses couloirs. Il y a aussi le côté international qui me plaît beaucoup. Nous pouvons croiser et entendre des personnes venant de tous horizons.

Y a-t-il des avantages dont vous aimez profiter?
Si nous le souhaitons et si les conditions le permettent, nous avons de la chance, au sein de notre service, de pouvoir travailler à domicile durant la moitié de notre temps d’occupation. Il y a aussi l’horaire libre qui me convient parfaitement bien. Ce sont deux avantages indéniables pour une personne conciliant vie privée et professionnelle.

Si vous deviez conseiller à quelqu’un de postuler à l’Unifr, que lui diriez-vous?
De ne pas hésiter! L’histoire de l’Université, ses étudiant·e·s et la diversité des personnes que nous pouvons être emmené·e·s à croiser ou à contacter. L’Université est une très grande famille.

Quel est votre lieu préféré?
Le Jardin botanique.

Quel est votre outil, votre instrument de travail fétiche?
Mon stylo et mon bloc-notes. Bien que (presque) tout soit informatisé, j’ai besoin, personnellement, de noter beaucoup de choses par écrit comme ma to-do liste quotidienne par exemple.

Entre vous et l’Université, c’est une histoire qui remonte à très loin!
Ma maman est employée depuis maintenant plus de 21 ans au sein de l’Université. Etant petite, il m’arrivait très souvent de venir la chercher avec mon papa le soir à la sortie de son travail. L’Université a aussi été mon premier employeur. J’y ai également gagné mes premiers sous en ayant été engagée comme jeune d’été à mes 16 ans. J’ai également passé beaucoup de temps à la salle de lecture pour mes révisions d’examens lorsque j’étais étudiante. Ces quelques anecdotes font que j’affectionne particulièrement cette institution car elle fait partie de mon paysage depuis toujours!

Qu’est-ce qu’un bon employeur selon vous?
Avant tout, je dirai un employeur bienveillant. C’est du moins ce que j’essaie quotidiennement d’être avec tout mon entourage professionnel.

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• Service du personnel
• Derya Yüceol

Patrick Erni ist ein gefragter Mann, das wird während des Interviews schnell klar. Bald einmal klingelt das Telefon, ein Bewerber hat eine Frage. Wenig später klopft es an der Tür, eine Mitarbeiterin benötigt eine Unterschrift. Seit dreieinhalb Monaten leitet Erni den Personaldienst der Universität Freiburg, mit seinem 17-köpfigen Team – alles Frauen – stemmt er eine Mammutaufgabe. Die Zahl der Uni-Angestellten variiert zwischen 2500 und 3000. Doktorassistent_innen, Lektor_innen, Gärtner_innen, Elektriker_innen, Tierpfleger_innen: Das berufliche Spektrum könnte breiter kaum sein. «Wir sind wie eine eigene kleine Stadt», sagt der zweisprachige Bieler. Da kommt einiges zusammen: Pro Jahr erstellt der Personaldienst gegen die 1800 Verträge, verarbeitet 4500 Stundenabrechnungen und bearbeitet 250 Unfallmeldungen, um nur drei Zahlen zu nennen.

Ein schwieriger Start
«Die Uni Freiburg ist eine grosse Institution, ein spannendes, dynamisches Umfeld. Mir gefällt es sehr gut», sagt Erni, der zuvor im HR-Bereich bei einer Bank arbeitete. Die Umstände beim Start waren hingegen alles andere als ideal, und sie sind es auch heute noch nicht. Als er im Oktober anfing, dauerte es nur zwei Wochen, bis im Kanton Freiburg die COVID-19-Fälle in die Höhe schnellten. Seither wird der Grossteil der Arbeit im Homeoffice gemacht, Gespräche vor allem virtuell geführt. «Das Informelle fehlt ein wenig. Als Neuer ist es momentan komplizierter, sich zu vernetzen und die Leute, mit denen man es zu tun hat, besser kennenzulernen.» Rein auf die Arbeit bezogen gelinge es dank des flexiblen Teams jedoch gut, die Prozesse im Griff zu behalten. «Zum Glück sind wir digital schon ganz gut aufgestellt. Vor fünf Jahren wurden alle Personaldossiers digitalisiert. Würden die immer noch in grossen Schränken herumstehen, wäre Homeoffice kaum möglich.»

Der digitale Schalter als wichtigstes Tool
Patrick Erni will die Digitalisierung an der Universität weiter pushen. «Es kommt kaum noch jemandem in den Sinn, ein Arztzeugnis in ein Couvert zu legen. Mittlerweile sind die meisten soweit, dass sie den Reflex haben, einen Scan zu machen und es per E-Mail zu schicken.» Das sei bereits durchaus löblich. «Aber es geht noch besser. Man kann die meisten Dokumente direkt auf unserem Onlineportal hochladen. Dann ist es sofort am richtigen Ort.» Das interne Portal MyUnifr ist für den Personaldienst das wichtigste Tool. «Unfall, Krankheit, Mutterschaft, Adoption, unbezahlter Urlaub, Bestätigungen – so gut wie alles kann über den elektronischen Schalter gemeldet und eingereicht werden.» Das Angebot werde weiter ausgebaut, verspricht Erni. «Es soll noch mehr Selfservice geben.»

Hilfe bei zwischenmenschlichen Problemen
Die Rechnung ist einfach: Je mehr Zeit der Personaldienst dadurch spart, dass die Leute am elektronischen Schalter ihre administrativen Prozesse selbst abwickeln, desto mehr Zeit bleibt für andere Dienstleistungen. Patrick Erni hat klare Vorstellungen davon, wie er mit seinem Team diese zusätzliche Zeit nutzen will. «Wir sollen als Kompetenzzentrum für Personalfragen wahrgenommen werden», antwortet er auf die Frage nach seiner Vision. Weniger administrativer Aufwand, mehr Beratung. «Zum Beispiel bei Führungsthemen.» Was tun, wenn bei Mitarbeiter_innen plötzlich ein deutlicher Leistungsabfall zu beobachten ist? Oder sich jemand sehr oft krankmeldet? Nicht alle Akademiker_innen, die eine Führungsposition bekleiden, haben sich in ihrer beruflichen Karriere gross mit Betreuungsfragen auseinandergesetzt. «Deshalb helfen wir gerne – auch bei Konfliktsituationen und zwischenmenschlichen Schwierigkeiten.» Der Personaldienst stehe allerdings nicht nur im Konfliktfall beratend zur Seite. «Wir zeigen auch gerne auf, wie man sich ein Bewerbungsdossier genau anschaut.»

In anderen Bereichen des Personalwesens möchte Erni gewisse Prozesse standardisieren, um zu helfen. Dazu gehören etwa vorgegebene Textbausteine für Arbeitszeugnisse oder auch vereinheitlichte Fragebogen für das erste Interview bei Bewerbungsgesprächen.

Einer der attraktivsten Arbeitgeber der Schweiz
«Wir wollen unsere Präsenz verstärken. Die hohe Qualität im Bereich der Dienstleistung sicherstellen», sagt Erni. Letztlich gehe es darum, dass sich die Angestellten der Universität möglichst wohlfühlten. «Die Uni Freiburg ist schon jetzt eine sehr attraktive Arbeitgeberin. In den meisten Funktionen sind die Arbeitszeiten flexibel, Teilzeitarbeit ist möglich, es gibt Angebote wie den Unisport oder den Rotkäppchendienst, der Notfall-Lösungen für die Kinderbetreuung anbietet. Zudem werden Gleichstellung und Diversität gelebt. Das Gesamtpaket stimmt.» Das zeigt auch eine Umfrage, die die „Handelszeitung“ und „Le Temps“ durchgeführt haben und im März in einer Spezialausgabe veröffentlichen werden. Tausende Mitarbeiter_innen in der Schweiz wurden befragt, ob sie ihren eigenen Arbeitgeber empfehlen können und welche anderen Arbeitgeber in ihrem Sektor sie empfehlen würden. Das Resultat: Die Universität Freiburg belegt einen der vordersten Ränge. «Das ist eine schöne Anerkennung und ein gutes Zeichen», sagt Patrick Erni. «Nun geht es darum, uns ständig weiterzuentwickeln, um attraktiv zu bleiben.»

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des Personaldienstes der Unifr

Au programme: une visite du Musée de l’horlogerie à La Chaux-de-Fonds et une balade en bateau de Neuchâtel à Estavayer-le-Lac, où cette photo a été prise.

De gauche à droite : Frédéric Nicolet, employé de commerce CFC profil élargi, Cassandra Rensch, employée de commerce CFC avec maturité, Valentine Thalmann, laborantine en biologie CFC, Nicole Cardoso Carvalho, laborantine en biologie CFC, Maëlle Chardonnens, laborantine en chimie CFC avec maturité, Romaine Baud, laborantine en chimie CFC avec maturité. Manque : Nadia Belguellouche, employée de commerce CFC profil E.

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